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24 de Setembro de 2017

5 Dicas para garantir que o Software de Gestão seja alimentado

Felipe Palhares, Consultor Jurídico
Publicado por Felipe Palhares
há 10 dias

Uma das principais dificuldades ao implantar um software de gestão de serviços em escritórios e departamentos jurídico está na incerteza de que as informações serão inseridas corretamente por toda a equipe. Ou pior, que não serão inseridas. Trata-se de uma preocupação recorrente e de grande valor, até mesmo porque, de que adianta o melhor software de gestão se as informações que lá constam são inconsistentes?

As dificuldades que permeiam esse tema vão muito além de treinamentos, familiaridade com o sistema e ou experiência profissional. A grande verdade é que se trata de um problema sistêmico e cultural que, contudo, não é uma exclusividade da área jurídica.

Em que pese as mudanças tecnológicas e organizacionais, a cultura brasileira, ainda, não é voltada para organização, sistematização e gestão de serviços. No entanto, antes de abrir mão de um software de gestão por esses motivos, confira as dicas que preparei para você e entenda como é possível garantir que todos contribuam para gestão dos serviços.

Motivação: Manter a equipe motivada não é fácil, principalmente quando temos uma multiplicidade de perfis, mas cada vez mais a motivação se torna a palavra da vez. Já é fato que uma equipe motivada obtém resultados mais expressivos e com maior qualidade. Lidar com a burocracia do preenchimento de formulários e campos é algo que não gera motivação por si só. É nesse cenário que os líderes devem aparecer e criar mecanismos para motivar a equipe.

Posição estratégica: Um dos pontos da motivação está em fazer o colaborador entender o seu posicionamento dentro do fluxo de trabalho. Para os seres humanos é extremamente importante entender a estratégia do seu papel dentro do escritório e departamento jurídico. Isso proporciona à equipe a real noção do quanto a atividade de cada um impacta no todo. Transmitir essa noção à equipe é importante e extremamente desafiador, em especial aos gestores, que são responsáveis por essa ponte e que terão que trabalhar com a mudança de cultura organizacional.

Interface: Nesse caso o ditado: “muito ajuda quem não atrapalha” é uma realidade. Apesar da diversidade de softwares de gestão de serviços jurídicos (mais de 50), as interfaces, em regra, proporcionam uma interação desagradável e desestimulante, o que prejudica o processo de motivação. Lógico que um software com uma interface muito interativa e dinâmica não garante a qualidade das ferramentas, podendo causar insegurança ao usuário. Daí a importância em escolher o software adequado ao fluxo do serviço e ao perfil da equipe.

Parametrização: Determinar formatação específica das informações a serem inseridas no sistema, bloqueando formatações diferentes, gera mais confiança ao utilizar a ferramenta, facilita a busca por informações, reduz a possibilidade de erros e, portanto, relatórios mais consistentes.

Condicionamento: Condicionar a conclusão de uma atividade à conclusão de outra é uma forma usual de garantir a correta alimentação do sistema. Um exemplo clássico é impedir a conclusão de tarefas de audiências sem que a ata seja inserida no sistema ou a data remarcada.

Todas as dicas funcionam muito bem juntas, porém separadas valem pouco ou quase nada. Motivação sem saber onde posicionar essa energia, é pouco produtivo. Software com experiência fantástica para o usuário, não faz milagre em uma equipe desmotivada. Condicionamentos sem uma boa parametrização gera desencontro de informações. Garantir informação de qualidade é um grande desafio, por isso precisamos estar preparados.

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